Damit unser Alltag im Büro genauso reibungslos läuft wie unsere Projekte, suchen wir dich als Office Manager*in & Assistenz der Geschäftsführung in Teilzeit (10 Stunden/ Woche)  – eine offene, organisierte Person, die Freude daran hat, Struktur zu schaffen und unser Büro mit Leben zu füllen. In dieser Rolle bist du Dreh- und Angelpunkt unseres Office Managements und unterstützt die Geschäftsführung dabei, Struktur, Effizienz und eine positive Atmosphäre im Alltag sicherzustellen. Du trägst aktiv zur positiven Unternehmenskultur bei – z. B. durch die Organisation gemeinsamer Aktivitäten, ein offenes Ohr für Kolleg*innen und dein Gespür für ein harmonisches Miteinander.

• Assistenz der Geschäftsführung
  • Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Du koordinierst Termine und Abstimmungen mit internen Teams und externen Partner*innen
  • Du hilfst bei HR-Themen wie Bewerberkommunikation, Stellenausschreibungen oder Onboarding
  • Du pflegst Rechnungen in Yokoy und dokumentierst Projektzeiten

• Office Management
  • Du organisierst mit Liebe zum Detail unsere Teamevents (ca. 3x jährlich) und stärkst damit unseren Teamspirit
  • Du übernimmst die Reiseorganisation für Mitarbeitende und die Geschäftsführung
  • Du bearbeitest die tägliche Post, kümmerst dich um Ablage, Vertragsverwaltung und Office-Themen aller Art
  • Du bist erste*r Ansprechpartner*in für interne und externe Dienstleister und hältst alle Fäden zusammen
  • Du koordinierst alle Themen rund um Reinigung, Hausverwaltung und Büroinstandhaltung
  • Du stellst sicher, dass unser Büro bestens versorgt ist - mit Getränken, Snacks und allem, was den Alltag angenehmer macht

Du übernimmst eigenständig Sonderprojekte und Ad-hoc-Aufgaben – mit Eigeninitiative und Organisationstalent

• Du beherrschst Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und  bringst sehr gute Englischkenntnisse mit
• Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen oder studierst gerade ein wirtschaftliches oder psychologisches Fach
• Du hast idealerweise bereits  Erfahrung im Office Management, in einer Assistenzrolle oder in einem vergleichbaren Umfeld gesammelt – aber auch Neu-, Wiedereinsteiger*innen und Quereinsteiger*innen sind herzlich willkommen
• Du arbeitest gern und effizient mit den Microsoft Office Tools
• Du bist ein echtes Organisationstalent und behältst auch in lebhaften Momenten den Überblick
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und bringst gerne eigene Ideen ein
• Du kommunizierst klar, freundlich und vertraulich – intern wie extern
• Du hast ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeiten und ein gutes Gespür für Sprache und Ton

• Du möchtest neben deinem Studium oder als Minijob für 10 Stunden pro Woche arbeiten
• Du sprichst deutsch auf C2-Level

• Ein eigener Verantwortungsbereich innerhalb unseres Teams mit Raum für Gestaltung und eigene Ideen
• Eine dynamische, familiäre und kollegiale Atmosphäre, in der Teamgeist wirklich gelebt wird
• Kurze Entscheidungswege und ein innovatives Umfeld, das dir ermöglicht, Dinge schnell in Bewegung zu bringen
• Abwechslungsreiche und spannende internationale Kundenprojekte mit bekannten Marken aus verschiedenen Branchen
• Flexible Arbeitszeiten, die zu deinem Leben passen
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und eine aktive Förderung deiner persönlichen Entwicklung
• Regelmäßige Firmenevents
• Ein moderner Arbeitsplatz mit aktueller Infrastruktur in Top-Lage in der Hamburger Innenstadt
• Freie Getränke im Büro
• Firmenrabatte bei vielen großen und innovativen Marken